MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Introducción

I.  Identificación del responsable del tratamiento

II.  Marco legal

III.  Ámbito de aplicación

IV.  Definiciones

V.  Principios

VI.  Derechos del titular de la información

VII.  Deberes de La empresa como responsable y encargada del tratamiento de los datos personales

VIII.  Autorización y consentimiento del titular

IX.  Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del Aviso de privacidad

X.  Garantías del derecho de acceso

XI.  Procedimiento para  la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos

XII.  Registro nacional de base de datos  

XIII.  Seguridad de la información y medidas de seguridad

XIV.  Utilización y transferencia internacional de datos personales e información personal por parte de La empresa

XV.  Responsable y encargado del tratamiento de datos personales

XVI.  Modificación a las políticas de privacidad

XVII.  Legislación aplicable

XVIII.  Vigencia

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, La empresa Back Office Consulting SAS adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades académicas, culturales, comerciales o laborales.

De esta manera, La empresa Back Office Consulting SAS manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades comerciales, contractuales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a La empresa Back Office Consulting SAS cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Back Office Consulting SAS, cada una individualmente considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales. 

Nombre de La empresa: Back Office Consulting SAS,  en adelante “La empresa”, dedicada a la prestación de servicios de asesoría gerencial y administrativa; consultoría financiera, legal, administrativa y gerencial; actuar como mandatario o representante legal de sus clientes cuando su labor de asesor lo exija o cuando las necesidades de sus clientes lo demanden agenciar o representar personas naturales y jurídicas, grupos empresariales o patrimonios autónomos nacionales o extranjeros. La sociedad podrá realizar actividades de inversión en otras empresas por cuenta propia, en los sectores de la ganadería incluido ganado bovino y porcino y en empresas dedicadas a la comercialización de todo tipo de carnes en establecimientos especializados; podrá tomar parte en sociedades de hecho, en comandita, de responsabilidad limitada, por acciones simplificadas, anónimas; podrá transformarse o fusionarse con otra u otras, así como absolverlas, adquirirlas, adquirir, patentes, nombres comerciales, marcas y demás derechos de propiedad industrial. La sociedad podrá participar en la compra, venta, importación, exportación distribución y comercialización de toda clase de productos alimenticios aptos para el consumo humano en calidad de mayorista, comercializando en nombre propio y/o por cuenta de terceros a cambio de una retribución o por contrata. La sociedad podrá ejecutar las siguientes actividades comprar, vender, permutar, exportar, importar, transformar, y toda actividad similar que recaiga sobre servicios, derechos, bienes muebles o inmuebles, materias o mercancías, desarrollar actividades inmobiliarias con bienes propios o arrendados, celebrar contratos de mutuo como acreedor o como deudor; comprar o vender bienes raíces para su dependencia o invertir en ello sus fondos comunes de prevención o de reserva. Las actividades anteriormente mencionadas se desarrollarán de forma directa o mediante las figuras de representación, agencia comercial, consorcio, consignación, cuentas en participación o en cualquier otra forma de asociación con otras personas, sean estas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras. Así mismo, podrá realizar cualquier otra actividad económica lícita tanto en Colombia como en el extranjero. -sean estas nacionales o extranjeras. La sociedad podrá llevar a cabo, en general, todas las operaciones, de cualquier naturaleza que ellas fueren, relacionadas con el objeto mencionado, así como cualesquiera actividades similares, conexas o complementarias o que permitan facilitar o desarrollar el comercio o la industria de la sociedad; celebrar y ejecutar toda clase de actos, contratos y operaciones sobre bienes muebles e inmuebles, de carácter civil o comercial, que guarden relación con el objeto social expresado.

Constituida el día 06 de enero de 2015, como pequeña empresa de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.13.2.1 del Decreto 1074 de 2015 y la Resolución 2225 de 2019 del DANE. 

Datos de contacto:

·  Domicilio y dirección: AK 19 118-95 oficina 410 en la ciudad de Bogotá D.C. 

·  Correo electrónico: pablo.pinzon@rb-bo.com.co

·  Página web: http://rb-bo.com.co

·  Teléfono: 6012153205

·  Constitución Política de Colombia, artículo 15.

·  Ley 1266 de 2008

·  Sentencia C – 1011 de 2008, de la Corte Constitucional

·  Ley 1273 de 2009: Modifica el código penal y crea como bien jurídico tutelado la protección de la información y de los datos

·  Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010

·  Ley 1581 de 2012

·  Sentencia C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional

·  Decreto 4886 de 2011

·  Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

·  Decreto 886 de mayo 2014

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de LA EMPRESA cuyo titular sea una persona natural.

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones*:

·  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

·  Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

·  Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

·  Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

·  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

·  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

·  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

·  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

* Las definiciones incluidas en este documento son tomadas de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales

·  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

·  Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Las definiciones incluidas en este documento son tomadas de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales.

·  Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

·  Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

·  Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, La Empresa aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales**:

·  Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

·  Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice La Empresa o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales. 

·  Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

·  Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

·  Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, La Empresa garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

·  Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

·  Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por La Empresa, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·  Principio de confidencialidad: Todas las personas que en La Empresa, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar reservar la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

** Los principios incluidos en este documento son tomados de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales.

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son derechos de titulares de los datos personales:

·  Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Empresa en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

·  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento.

·  Revocar la autorización y/o solicitar supresión del dato en el Tratamiento cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.

·  Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

·  Ser informado por La Empresa, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

·  Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Empresa para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización3.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

·  El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición La Empresa

·  Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

·  El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

·  Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Derechos de los niños y adolescentes

·  En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

·  Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

o  Responder y respetar el interés superior de los menores

o  Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

·  Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información.

La Empresa reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, La Empresa utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de datos personales, La empresa tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

·  Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

·  Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.

·  Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

·  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·  Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

·  Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas para que la información se mantenga actualizada.

·  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

·  Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

·  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

·  Identificar cuando cierta información se encuentra en discusión por parte del titular.

·  Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

·  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

·  Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

·  Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

·  Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de datos.

·  Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

·  Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

·  Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

·  Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

·  Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

La empresa requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de estos.

Excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

·  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

·  Datos de naturaleza pública.

·  Casos de urgencia médica o sanitaria.

·  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

·  Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

Manifestación de la autorización

La autorización a La Empresa para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

·  El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición La Empresa

·  Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

·  El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

·  Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Medios para otorgar la autorización

La Empresa obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por La Empresa de manera previa al tratamiento de los datos personales.

Prueba de la autorización

La Empresa conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, La Empresa podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a La Empresa para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La Empresa establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto La Empresa deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. 

En este último caso, La Empresa podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

El tratamiento de los datos personales de “clientes, empelados, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual La Empresa tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia en virtud de su condición de “Actividad económica”, y serán los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

·  Realizar el envío de información relacionada con contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por La Empresa.

·  Desarrollar la misión de La Empresa conforme a sus estatutos

·  Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales

·  Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

·  Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de La Empresa

·  Desarrollar programas conforme a sus estatutos

·  Cumplir todos sus compromisos contractuales.

·  Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.

Datos sensibles

Para el caso de datos personales sensibles, La Empresa podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

·  El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

·  El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

·  El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

·  El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

·  El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Clasificación de la base de datos

La información que recolecta La Empresa en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de los proveedores, clientes, accionistas y empleados de la compañía.

Tratamientos y finalidades Generales de la información: 

·  Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de nuestras compañías vinculadas, y para facilitarle el acceso general a la información;

·  Proveer nuestros servicios y productos; 

·  Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s);

·  Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con o por nuestros clientes, proveedores, socios y empleados;

·  Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios;

·  Evaluar la calidad del servicio, y realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;

·  Remitir información a diferentes entidades inherentes al negocio tales como: entidades financieras y/o aseguradoras y fiduciarias, cajas de compensación, secretaria del hábitat, empresas de servicios públicos, notarias, entidades de control interno como la DIAN, superintendencias y/o cualquier entidad judicial o publica que lo requiera, prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo;

·  Determinar el nivel de endeudamiento;

·  Registros contables;

·  Facturación;

·  Realizar transacciones;

·  Y entre otras Recolección, Almacenamiento, Grabación, Uso, Circulación, Procesamiento, Supresión, Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, Registros contables, entre otros posibles. 

Información de los Visitantes:

Son las bases de datos manuales que contienen datos de titulares que visitan las instalaciones de La Empresa, de manera ocasional o habitual y cuyo tratamiento tiene como finalidad identificar, validar y llevar el registro histórico de accesos y controles de seguridad de los visitantes de las instalaciones de La Empresa.

En esta base de datos, se incorpora información privada, pública, datos sensibles y de menores. El Tratamiento de los datos para los fines diferentes a los derivados del acceso de visitantes requerirá autorización previa del titular o su Representante Legal, según sea el caso. En ningún caso, la empresa dará Tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa. 

Información de los accionistas:

·  Efectuar el pago de dividendos.

·  Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.

·  Control de la participación accionaria y publicación de los accionistas con mayor participación.

·  Contactos

·  Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

Información de los proveedores y acreedores:

·  Para fines comerciales.

·  Contabilización.

·  Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

·  Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, entidades de control estatal, etc.

·  Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.

·  Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.

·  Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

Información de los clientes:

·  Para fines comerciales.

·  Publicidad y mercadeo.

·  Contabilización.

·  Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, entidades de control estatal, etc.

·  Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

·  Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

·  Facturación 

Información de los empleados, trabajadores retirados, pensionados y candidatos a ocupar vacantes:

·  Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.)

·  En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información.

·  En el caso de requerimientos judiciales y legales. 

·  Contabilización y pago de nómina.

·  Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes.

·  Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.

·  Realizar transacciones.

·  Pago de beneficios extralegales.

·  Auditorias.

·  Análisis estadísticos.

·  Capacitación y formación 

·  Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entidades de control estatal, entre otros.

La Empresa reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual esta comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en este aviso.

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de La Empresa y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

·  La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.

·  El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

·  Los derechos del titular

·  Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

·  El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, La Empresa pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

Consultas:

·  Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en La Empresa, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

·  Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales La Empresa garantiza:

·  Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

·  Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.

·  Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

·  En cualquier caso, independientemente del mecanismo para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

·  Las consultas podrán formularse al correo pablo.pinzon@rb.bo.com.co

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante La Empresa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

·  El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a La empresa al correo electrónico pablo.pinzon@rb.bo.com.co o mediante comunicación escrita, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.

·  En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

·  Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

·  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Petición de actualización y/o rectificación

·  La Empresa rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico pablo.pinzon@rb.bo.com.co o en medio físico indicando la actualización a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

·  La Empresa podrá habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

Petición de supresión de datos

·  El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a La Empresa su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

·  Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

·  Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

·  Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

·  Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por La Empresa. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia La Empresa podrá negar el ejercicio de este cuando:

·  El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

·  La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

· Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

La Empresa, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.

La Empresa, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, La Empresa adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En cumplimiento del desarrollo social de La Empresa, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política autorizan expresamente para transferir y transmitir los datos personales.  

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, La Empresa tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con La Empresa y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

La Empresa, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, judiciales o administrativas, fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

La empresa se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web http://rb-bo.com.co

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan. 

La presente política rige a partir del 01 de octubre de 2024 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en la empresa.

PABLO ALEJANDRO PINZON MARTINEZ

Representante Legal 

C.C. 79.691.386 de Bogotá